メールが溜まって仕事が追いつかない
「仕事のメールがどんどんと溜まってしまう。効率よくメールを整理して、仕事をスムーズに進められる方法が知りたい。」
こういった疑問に答えます。
この記事を書いている私は「受信トレイにメールを残さない」を実践するようになってから、メールの返信も早くなり、効率よくタスク管理ができるようになったことで、仕事に追われるという感覚が減少したことを実感しています。
「受信トレイにメールを残さない」を実践する方法とメリットについて紹介しようと思います。
「メールが溜まって仕事が追いつかない」という方への、参考になればいいなと思いますので、ぜひ記事をご覧ください。
受信トレイにメールを残さない
日々たくさん送られてくるメールに効率よく対応し整理するための、たった1つのポイントは「受信トレイにメールを残さない」です。
このポイントをおさえたうえで、振り分けルールやフラグ設定なども活用することで、仕事に追われるという感覚を激減させることができます。
実践方法とメリットについて紹介します。
実践方法
まず、受信トレイとは別に、メールを保存するフォルダを用意してください。
名前は何でもよいです。画像の例では【処理済み】という名前のフォルダを用いています。（赤囲み部分）
このフォルダを用意したら、①～④を徹底するだけです。
① 対応したメールは移動、未対応のものだけ残す
「返信などの対応を済ませたメール」は、直ぐに処理済みフォルダへ移動させます。
「すぐに返信できないが、対応しなければならないメール」のみ、受信トレイに残します。
② 受信トレイに残す場合でも、一次返信（受信連絡＋見通し連絡）は済ませる
メールによっては、調べる必要があったり、自分以外と調整する必要があったり、すぐに返信することができない場合があります。
その場合は、まずはメールを受信した旨と、返信がいつ頃になりそうかの一次返信をすぐに済ませるようにします。
具体的な返信日時を示せない場合は「少々お時間いただきます」「○○の確認が得られ次第返信いたします」のような表現でもよいので、とにかく一次返信だけは、すぐに済ませるようにします。
③ 対応が不要なメールは即移動する
自分が返信などの対応する必要がないものは、すぐに処理済みフォルダへ移動させます。
例えば、CCで共有されるメールなどは、メール本文や添付ファイルをしっかり確認するのではなく、まずは「誰が」「誰と」「何について」の概要だけ把握したら、移動させてください。
こうすることで、受信トレイには常に自分が対応しなければならないメールだけが残ります。
④ 社内連絡やメルマガなどの定期メールは振り分け設定を活用する
定期的に送られてくるメールは、振り分け設定を活用して、受信トレイに入らないように設定してください。
そうすることで、受信トレイに入ってくるメールの数を減らすことができ、受信トレイは常に、自分が未完了のタスクしか残っていない状態にすることができます。
メリット
未完了タスクが一目瞭然
常に対応する必要があるメールのみを受信トレイに残すことで、未完了タスクを簡単に把握することができます。
受信トレイに残っているメール＝自分がボールを持っている仕事
受信トレイを見れば、未完了タスクが一目瞭然になります。
即レスが習慣になる
受信トレイにメールを残さないようにするためには、すぐに返信できるメールは、さっさと終わらすことが必要になります。
そのため、受信トレイにメールを残さないことを実践することで、即レスする習慣が身につきます。
メールの返信が速い人と仕事をすると、とてもスムーズに仕事が進むと感じますよね。メールの返信を早くすることは、相手に対してもプラスがあります。
でも、一番のメリットは、結果として自分が楽になる、ということです。
メールの返信が遅いと、相手から催促を受けてしまう場合がありますよね。催促されてしまったら、すぐに対応しなければならない状況になってしまい、自分のペースが崩されてしまいます。
なので、メールはさっさと返信しておくことで、結果として自分のペースで仕事ができる状態を維持することができます。
仕事に追われることが少なくなる
仕事に追われるという状態は、それぞれ異なる期限のタスクを抱えている中で、次々とその期限が迫ってくる状態ですよね。
メール対応については、毎日たくさん受信するメールに対して、効率的に対応していかなければならないですが、返信期限が明確になっていないことも多いため、後回しにしてしまうこともあると思います。
しかし、後回しにしてしまうと、期限は明確ではないけれど返信しなければならない、というタスクがどんどんと増えてしまいます。
そうすると、返信を催促されてしまったり、仕事に追われる状態になってしまいます。
実践方法①～④を行うことで、受信トレイでタスク管理を行うことができ、即レスが習慣になることで、結果として仕事に追われることが少なくなります。
まとめ
「受信トレイにメールを残さない」
これが、メールを効率的に整理して仕事をスムーズに進めるための、たった1つのポイントです。
これを意識することで、
・未完了タスクが一目瞭然となり、
・即レスが習慣になることで、
・結果として仕事に追われることが少なくなります。
フォルダ分けなどは、自分自身にあった内容でアレンジすることもできますので、
ぜひ、「受信トレイにメールを残さない」を試してみてはいかがでしょうか。
今回は以上となります。
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