メールに返信してる暇がない
- 仕事のメールがどんどんと溜まってしまう。
- 優先しなければならない仕事があるから返信できない。
- 上司や他部署の確認を取らないと返信できない。
- メール対応のせいで仕事が捗らない。
しかし、忙しいからといってメールの返信を遅らせてしまうと、自分自身が損をしてしまいます。
本記事では、なぜメールの返信が遅いと損をしてしまうのか、早く返信するためのコツを紹介します。
「メールに返信している暇がない」という方への、参考になればいいなと思いますので、ぜひ記事をご覧ください。
返信が遅いと感じる目安は「24時間」
一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査結果によると、24時間以内に返信が来ないと７割近い人が「返信が遅い」と感じるようです。
さらに、メールの返信が遅れてしまうことがある人も７割近くにのぼり、その理由は「すぐに結論が出せない」とのことです。
メールの確認・返信について
出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2023」
- 仕事で1日に1回はメールを確認している人が99.14%
- 7割近い人が1日（24時間）以内に返信がこないと遅いと感じる
- 69.09%の人が、メールの返信が遅れてしまうことがある
- 返信が遅れてしまう理由、第1位は「すぐに結論が出せない」（52.88%）
https://businessmail.or.jp/research/2023-result/
24時間以内の返信というのは「午前中に受け取ったメールの返信を、翌日の午前に返信する」ということですね。
数日後に返信するよりはマシですが、これは本当に最低限のレベルだと思います。
基本的には、メールを受け取った当日のうちに返信することがベストではないかなと思います。
メール返信が遅い人は無能と思われる
メールの返信が遅いと損をしてしまう理由は、メールの返信が遅いだけで「無能」と判断されてしまうことです。
仕事のメールというのは、仕事を進めていくためのコミュニケーションです。
自分が送ったメールの返事がすぐに返ってくると、仕事がスムーズに進みますよね。
返信が遅いと「ちゃんと確認してくれてるかな」「催促した方がいいかな」などの不安を相手に感じさせてしまい、最終的には「いつも返信が遅い人」＝「タスク管理ができない無能な人」と思われてしまいます。
実際、私の経験でも、優秀な人ほどメールの返信が早いです。
逆に、返信の遅い人で優秀な人を見たことがありません。
だいたいメールの返信が遅い人は、メールだけでなく仕事自体が遅くて、納期や締切もギリギリだったり守れなかったりする人が多い印象です。
メールの返信が遅くなることが常態化している人は、それだけで無能と思われてしまうことがあるため、要注意です。
早く返信することのメリット
メールを早く返信することのメリットは、相手に好印象を与えることもありますが、
一番のメリットは「自分が楽になる」ということです。
なぜ楽になるのかというと、それは催促の連絡をもらうことが無くなるためです。
メールの返信を遅らせてしまうと、どんどんとメールが溜まってしまい、催促連絡を受けることも増えます。
催促連絡を受けてしまうと、自分の作業を中断して、その対応を優先せざるを得ない状況になってしまいます。
どうせ返信しなければならないのであれば、早めに返信してしまう方が良いです。
そうすれば、催促を受けることもなくなり、結果として自分の作業が中断されることもなく、仕事がスムーズに進むことで楽になります。
メールの返信を早くするコツ
こまめにメールをチェックする
時間帯を決めてメール対応をする、という方法もありますが、
この方法は、その時間にしっかりとメール処理ができる人にとっては良いと思います。
しかし、いつもメール返信が遅くなってしまう人は、まずはこまめにチェックして対応した方が良いです。
メールを受ける度に対応していたら、自分の作業効率が悪くなると感じるかもしれませんが、
メールを溜め込まず、催促を受けない状況にしておく方が、結果的に作業効率が良くなることもあります。
また、こまめにチェクして対応する癖がつけば、簡単な返信で済ますことができるメールが溜まることもなくなり、重要なメールへの対応に集中することもできます。
（メール整理の方法については、こちらの記事で紹介していますので、併せてご確認ください）
回答期日を返信する
返信が遅れてしまう理由として「すぐに結論が出せない」が第１位でしたが、この場合でも早く返信することはできます。
「○○までに確認して連絡します」という返信をするだけです。
回答する期日を返信するだけで、相手に安心感を与えることができ、催促の連絡を受けることがなくなります。（当然、自分が連絡した期日に遅れることはNGです）
完璧な内容で返信しても、その返信が遅い場合は、相手は返信が来るまで不安な状態です。
しかし、回答期日の連絡をすぐに返しておけば、その期日まで待てば返信が来るという安心感を相手に与えることができますし、相手もその期日まで別の仕事をすることができます。
結論が出るまで返信しないのではなく、時間がかかるとわかった時点で、回答期日の返信を行うようにしましょう。
結論や要点をシンプルに返信する
結論や要点を先に記載し、できるだけシンプルな文面で返信することで、メールの作成時間を短縮することができます。
最初に状況説明を記載して、最後に結論を記載するという書き方をすると、どうしても状況説明の文面が長くなってしまうことがあります。
結論や要点を先に書くことで、余計な状況説明を短くすることができます。
読む側にとっても、先に結論が記載してある方が、読みやすいかと思います。
メールの文面が長くなると、書く側も読む側も時間がかかってしまいますので、結論や要点をシンプルに返信することを意識しましょう。
まとめ
メールの返信が遅いだけで「無能」と思われては損です。
メールの返信を早くすることは、自分の仕事がスムーズに進むことにも繋がりますし、コツを掴んで習慣化すれば、誰でもできることだと思います。
メールの返信が遅れてしまうという方は、本記事で紹介した「メールの返信を早くするコツ」を試してみてはいかがでしょうか。
今回は以上です。
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